Best Practices beim Arbeiten mit Microsoft Teams

20 Mrz Best Practices beim Arbeiten mit Microsoft Teams

Auch wenn der Umstieg ein gewisses Umdenken und einer Eingewöhnung bedarf: Teams bietet einen großen Mehrwert durch interaktives und strukturiertes Arbeiten. Profitieren Sie von den Tipps derjenigen, die schon länger mit dem Tool arbeiten.

Aller Anfang ist schwer: Geben Sie sich und Ihren Teams Zeit, sich an das Arbeiten mit dem neuen Tool zu gewöhnen und unterstützen Sie sich gegenseitig.

Organisation und Fokus
Durch die verschiedenen Teams und Channels können Themen klar getrennt werden. Das ist ein großer Vorteil, da durch diese Bündelung von Informationen das Suchen nach speziellen Informationen erleichtert und man nicht durch andere Themen abgelenkt wird. Man belibt gedanklich bei der Sache.

Integration von anderen Applikationen
Teams ermöglicht die direkte Einbindung einer Vielzahl von Programmen wie Planner, Word, Excel, Power BI und viele anderen. Dadurch hat man pro Kanal die relevanten Dateien und Programme immer im Zugriff.

Steuerung des Informationsflusses
Durch die individuellen Benachrichtigungseinstellungen kann jeder Mitarbeiter die Benachrichtigungen seiner Arbeitsweise anpassen, um nicht mehr als unbedingt nötig in seiner Arbeit unterbrochen zu werden. Durch die Verwendung von Überschriften und Teasern kann auch jeder schnell selbst entscheiden, welche Beiträge für ihn relevant sind.

Reduzierung der E-Mail-Flut
Indem Nachrichten direkt in den betreffenden Kanal gepostet werden, erhalten Mitarbeiter die Informationen, die für sie auch wirklich relevant sind. Es müssen so keine E-Mails an riesige Verteilergruppen geschickt werden, wenn sie nur für einen Teil der Empfänger wichtig sind.

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Best Practices

Einstellungen/Aufbau:

  • Rechte für Teamanlage definieren: Die Anlage von neuen Teams sollte zentralisiert erfolgen, z.B. über die IT. Hat jeder Mitarbeiter die Möglichkeit neue Teams anzulegen, entsteht schnell Wildwuchs und es kann unübersichtlich werden.
  • Ggf. ein Unternehmensteam anlegen: Es empfiehlt sich ein Team anzulegen, dem alle Mitarbeiter angehören. Dies kann für wichtige Informationen aber auch Neuigkeiten verwendet werden. Wir haben dieses Team bei uns knkKompass getauft und darin Kanäle für die einzelnen Abteilungen angelegt, über welche jede Abteilung die restlichen Mitarbeiter über ihre Aktivitäten auf dem Laufenden halten kann.  Zudem solle ein Prozess definiert werden, wer für das Hinzufügen neuer Mitarbeiter zuständig ist.
  • Sharepoint-Integration nutzen: Über die SharePoint-Synchronisation können Ihre Mitarbeiter auf die in Teams hinterlegten Dateien auch über den Explorer zugreifen und sie bearbeiten. Sie nutzen also ihre bekannte Ansicht und haben alle Dateien im direkten Zugriff.
  • Gemeinsam an Dokumenten arbeiten: Egal ob in Excel, Word oder auf einem digitalen Whiteboard: Wir nutzen Teams nicht nur für einfache Meetings, sondern arbeiten auch gemeinsam an Dokumenten und entwickeln Ideen. Die kostenlose Microsoft-Whiteboard-App kann im Microsoft Store heruntergeladen werden. Die in Teams integrierte Version hat im Vergleich zur App nur einen reduzierten Funktionsumfang.
  • Abteilungsteams anlegen: Des Weiteren sollte jede Abteilung oder Arbeitsgruppe ein eigenes Team haben, das aus einem allgemeinen Kanal und weiteren für einzelne Projekte, Kampagnen oder Events besteht.
  • Nicht mehr benötigte Kanäle ausblenden: Über “weitere Optionen” kann man Kanäle ein- und ausblenden um die Teamsliste übersichtlich zu halten.
  • Favoriten definieren: Kanäle, die häufig genutzt werden, können als Favoriten gespeichert werden.
  • Benachrichtigungseinstellungen konfigurieren: Einer der ersten Schritte bei der Nutzung von Teams sollte das Anpassen der Benachrichtigungseinstellung sein. Über das Profilbild kommt man in die Einstellungen und weiter zu Benachrichtigungen. Je nach eigener Präferenz kann man hier je Kanal einstellen, ob man etwas nur in seinem Feed sehen möchte, mit Banner oder auch noch eine E-Mail erhalten.

Unsere Erfahrung: Für die meisten Aktivitäten empfiehlt es sich, E-Mail-Benachrichtigungen zu deaktivieren. Wer aufpoppende Banner und Benachrichtigungshinweise als störend empfindet und sich davon leicht ablenken lässt, sollte ‚Nur im Feed‘ oder ‚Aus‘ einstellen und dann in regelmäßigen Abständen selbst auf neue Aktivitäten prüfen. Neue Aktivitäten sind leicht über Markierungen zu finden.

  • Teams-App auf mobilen Endgeräten nutzen: Neben der Desktop-Anwendung gibt es auch eine App. Sie ist wirklich super, um von unterwegs zu kommunizieren, oder auch die neusten Updates aus dem Team zu lesen. Unbedingt ausprobieren!
  • Test-Team einrichten: Legen Sie ein Test-Team an, in dem Ihre Mitarbeiter das neue Tool und seine Funktionen ausprobieren können, ohne Angst zu haben, wichtige Daten zu löschen.
  • Unterstützen Sie sich gegenseitig: Machen Sie Kolleginnen und Kollegen auf neue Funktionen aufmerksam, teilen Sie Erfahrungen und geben Sie auch Ihre eigenen Learnings an Ihr Team weiter.
  • Spaß haben: Im Tool selbst kann man auch Emojis und Sticker nutzen sowie Bilder versenden. So kann man auch von zu Hause den ein oder anderen Spaß mit den Kollegen teilen. Einer unserer Favoriten: Der tanzende Pinguin.

 

Unsere Best Practices für Microsoft Teams haben wir auch in Form einer praktischen Checkliste zusammengefasst. Hier geht es zum Download:

Checkliste – Best Practices MS Teams

 

(Photo by Marc Mintel on Unsplash)

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Rosemarie Lade

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