Mobil außerhalb des Büros arbeiten – Best practices und Tipps von knk

18 Mrz Mobil außerhalb des Büros arbeiten – Best practices und Tipps von knk

Die  aktuelle Situation stellt viele Verlage und Medienunternehmen vor eine große Herausforderung: Sie müssen es ihren Mitarbeitern ermöglichen, für eine Weile remote zu arbeiten. Die knk Gruppe gibt hier wertvolle Tipps.

“Auf der Basis unserer Erfahrung in diesem Bereich möchten wir – die knk Gruppe – Sie bei diesem Prozess unterstützen und Ihnen in diesem Artikel Tipps an die Hand geben, die Ihnen helfen, die Arbeitsfähigkeit Ihrer Teams aufrecht zu erhalten. Wir haben zudem einige Links für Sie zusammengestellt, die aus unserer Sicht nützliche Informationen oder Guidelines enthalten. Diese Aufstellung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Für die einfachere Lesbarkeit verwenden wir bei Rollenbezeichnungen jeweils die männliche From, die weibliche ist immer eingeschlossen.

1) Koordination sicherstellen

Benennen Sie einen Hauptansprechpartner in Ihrem Unternehmen, der diesen Umstellungsprozess koordinativ begleitet. Analog zu anderen Projekten müssen bei einer Umstellung auf mobiles Arbeiten diverse Informationen eingeholt und Arbeitsschritte koordiniert werden.

2) Kommunikation organisieren und Erreichbarkeit der Mitarbeiter sicherstellen

Neben der Koordination ist in der aktuellen Situation auch die Kommunikation eine zentrale Aufgabe. Dezentrales Arbeiten erfordert Tools, die die effiziente Abstimmung von verschiedenen Mitarbeitern an unterschiedlichen Orten ermöglichen.

Zentraler Kanal

Wir empfehlen einen zentralen Kommunikationskanal zu benennen (z.B. im Intranet oder in Ihrem Kollaborationstool), auf dem die Mitarbeiter regelmäßig zu den nächsten Schritten und Planungen informiert werden. Eine enge Abstimmung zwischen der Geschäftsführung und der internen Kommunikation ist essenziell. In diesem Artikel werden mögliche Kommunikationsschritte aus unserer Sicht sehr gut zusammengefasst: https://kress.de/news/detail/beitrag/144640-in-zeiten-des-coronavirus-wie-vertrauensbildende-unternehmenskommunikation-aussehen-kann.htm

Mobil

Sollten Sie noch keine Online-Telefonie in Ihrem Haus nutzen, Ihre Mitarbeiter aber mobil arbeiten und ggf. über private Telefone (keine Diensthandys) telefonieren, achten Sie darauf, dass bei ausgehenden Anrufen die Anruferkennung ausgeschaltet ist, um die Daten der Mitarbeiter zu schützen.

Kollaboration

Es gibt verschiedene Online-Meeting- und Kollaborations-Tools, die Sie nutzen können. Innerhalb von knk nutzen wir vor allem die folgenden Programme: Microsoft Teams, TeamViewer, WebEx und Zoom. Einige Anbieter haben wegen der aktuellen Situation spezielle Sonderkonditionen für die Nutzung Ihrer Dienste eingerichtet. Daher sollten Sie vor der Entscheidung immer noch einmal die Website des Anbieters konsultieren. Zum Beispiel stellt Microsoft bis Januar 2021 kostenfreie Lizenzen für Microsoft Teams zur Verfügung. Diese Lizenzen beinhalten Videokonferenzen mit bis zu 250 Personen und Live Events mit bis zu 10.000 Teilnehmern – weitere Informationen hierzu unter https://www.microsoft.com/en-us/microsoft-365/blog/2020/03/05/our-commitment-to-customers-during-covid-19/

Ähnliche uns bekannte Angebote gibt es bei Google für G Suite Kunden https://cloud.google.com/blog/products/g-suite/helping-businesses-and-schools-stay-connected-in-response-to-coronavirus , WebEx https://blog.webex.com/video-conferencing/cisco-webex-supporting-customers-during-this-unprecedented-time/  und Teamviewer https://www.pcwelt.de/news/Teamviewer-jetzt-fuer-alle-gratis-wegen-Coronavirus-10771656.html

Links zu Aufstellungen von Online-Meeting- und Kollaborations-Tools:

  • Hier finden Sie eine Übersicht verschiedener Online-Meeting-Tools, die aus unserer Sicht gut aufbereitet ist: https://trusted.de/online-meeting
  • In dieser Übersicht fehlt der von uns genutzte Dienst Zoom, der jedoch aktuell hauptsächlich von unseren Kollegen in Nordamerika genutzt wird.
  • Die hier verlinkten Artikel zeigen Aufstellungen verschiedener Team-Messenger-Dienste: Bei heise und bei der Computerwoche.

In den nächsten Tagen werden wir aufgrund unserer internen Erfahrungen mit Microsoft Teams ein Webinar anbieten, in dem wir Sie mit den Grundfunktionen vertraut machen und über unsere Erfahrung mit digitalen Konferenzen und Formaten berichten. Es findet am 24. März um 11 Uhr statt. Anmelden dazu können Sie sich hier.

Verbindung von außen aufbauen

Sollten Sie bereits Konzepte für mobiles Arbeiten etabliert haben, sind diese Punkte für Sie nicht relevant.

Terminalserver und entsprechende Lizenzen vorhanden oder beschaffbar

In diesem Fall können Sie Ihren Mitarbeitern über eine gesicherte VPN-Verbindung Zugriff auf einen Terminalserver über eine Remote-Desktop-Verbindung gewähren. Die gesicherte VPN-Verbindung ist dabei eine zwingende Voraussetzung. Dabei sollten Sie allen Abteilungen abstimmen, welche Programme und Systeme auf dem Terminalserver zwingend vorhanden sein müssen, um die Arbeitsfähigkeit der verschiedenen Bereiche zu gewährleisten – hierzu zählen Zugriff auf E-Mail-Postfächer, ERP-, CMS- sowie CRM-Systeme, die Lohnbuchhaltung und/oder HR-Systeme sowie sonstige geschäftliche Anwendungen, die die Mitarbeiter für die Arbeit benötigen. Der Terminalserver sollte wie jeder andere Server an die vorhandene Backup-Lösung eingebunden werden.

2-Faktor-Authentifizierung

Die Einführung einer 2-Faktor- Authentifizierung sollte gut durchdacht und organisiert werden, um das Risiko zu minimieren, dass Mitarbeitern der Zugriff auf wichtige Programme und Dokumente fehlt. Sollte in Ihrem Haus bisher noch keine 2-Faktor-Authentifizierung eingesetzt werden, raten wir von kurzfristigen „Hauruck-Einführungen“ ab, da eine solche Einführung einer intensiven Betreuung durch Ihre hausinterne IT bedarf.

Kein Terminalserver oder entsprechende Lizenzen vorhanden

In diesem Fall ist es möglich, über TeamViewer eine Verbindung vom mobilen Rechner des Mitarbeiters von zu Hause auf den Arbeitsrechner im Unternehmen einzurichten. Hierbei ist darauf zu achten, dass TeamViewer als Host installiert ist (mit einem sehr starken Kennwort) und das Konto des entsprechenden Mitarbeiters über Whitelisting als alleinigen Zugriffsberechtigten zu definieren.

Warum ist eine Installation als Host notwendig? Ist diese Einstellung nicht gesetzt, könnte sich das Kennwort für die Einwahl über TeamViewer ggf. bei einem Rechnerneustart des Rechners ändern und den Zugriff unterbrechen.

Serverlast reduzieren

Sollte Ihr vorhandener Terminalserver durch die intensive Nutzung an seine Grenzen kommen, prüfen Sie folgende Optionen:

Vermeiden Sie IDLE-Sessions* – briefen Sie Ihre Mitarbeiter über den ordnungsgemäßen Abmeldeprozess. Wenn Ihre Mitarbeiter Ihre Arbeit beenden, reicht es in den meisten Fällen nicht aus, die Verbindung zu trennen. Ihre Mitarbeiter müssen sich vollständig abmelden. (*IDLE-Sessions = Mitarbeiter waren auf dem Terminalserver angemeldet, haben aber die Verbindung getrennt, ohne sich abzumelden.)

Treffen Sie Regelungen, welche Arbeitsschritte ggf. ohne Zugriff auf Systeme gemacht werden können, d.h. lokal auf dem Rechner des Mitarbeiters ohne Login auf dem Terminalserver. Sollten solche Regelungen relevant werden, beachten Sie bitte, dass einzelne Rechner nicht so gut über ein Backup abgesichert sind wie der Terminalserver. Wirklich unternehmenskritische Aufgaben sollten daher auf dem Terminalserver oder an einem von einem Backup abgesicherten Ort gespeichert werden, um Datenverlust vorzubeugen.

Definieren Sie feste Zeiträume, in denen die verschiedenen Abteilungen auf dem Terminalserver arbeiten können, um die Auslastung zu verteilen.

Firewall und Virenschutz sicherstellen

Beim mobilen Arbeiten gilt es, die etablierten Schutzmechanismen der Unternehmenssysteme auch auf den Geräten der Mitarbeiter sicherzustellen. Stellen Sie sicher, dass die Firewall aktiviert ist und dass auf jedem Gerät ein aktiver Virenschutz vorhanden ist. Hierbei sollte derselbe Virenschutz verwendet werden, den Sie bereits in Ihrem Unternehmen einsetzen.

Hardware für Mitarbeiter organisieren

Um die Erreichbarkeit im mobilen Arbeiten sicherzustellen, sollten Ihre Mitarbeiter mindestens die folgende Ausstattung haben: Laptop, Mehrfachsteckdosen am Arbeitsplatz sowie Headset und externe Kamera, sollten diese im Laptop nicht enthalten sein. Außerdem kann je nach Model ein USB-Hub oder Adapter sinnvoll sein. Dies hängt jedoch vom eingesetzten Modell ab.

Uns wurde berichtet, dass es bei der kurzfristigen Anschaffung zu langen Lieferzeiten kommen kann, so dass eine zeitnahe Ausstattung der Mitarbeiter nicht möglich ist. In diesem Fall können Sie folgende Optionen in Erwägung ziehen:

  • Gibt es in der IT bereits ausgemusterte Geräte, die ggf. wieder in Betrieb genommen werden können?
  • Gibt es in regionalen Elektronikmärkten einfache Laptops, die erworben werden können (diese sollten für das einfache Arbeiten auf einem Terminalserver ausreichend sein)
  • Binden Sie Ihre Mitarbeiter ein – auch alte private Geräte können durch Ihre IT formatiert und neu aufgesetzt werden, um den kurzfristigen Engpass zu überbrücken. Ihre Mitarbeiter sollten in diesem Fall sicherstellen, dass keine privaten Daten mehr auf dem Rechner vorhanden sind.

Datenschutz sicherstellen

Bitte stimmen Sie Ihre Schritte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab. Außerdem empfehlen wir, Ihre Mitarbeiter auch noch einmal zum Thema Datenschutz beim mobilen Arbeiten zu sensibilisieren – hierzu zählen beispielsweise Punkte wie Umgang und Entsorgung von gedruckten Dokumenten außerhalb des Büros.

Betriebsrat einbinden

Bitte stimmen Sie die geplanten Schritte neben dem Datenschutzbeauftragten auch, so vorhanden, mit Ihrem Betriebsrat ab.

Arbeitsrechtliche Bestimmungen beachten

Auch arbeitsrechtlich gibt es einige Fragestellungen, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer zeitgleich umtreiben. Im verlinkten Artikel aus dem juris-Portal werden zentrale Fragen zum Thema Corona-Virus & Arbeitsrecht aufgegriffen: https://www.juris.de/jportal/nav/juris_2015/aktuelles/magazin/coronavirus-arbeitsrecht.jsp

Eine gebündlete Zusammenfassung der wichtigsten Aspekte finden Sie hier: Checkliste – Sicherstellung der Arbeitsfähigkeit

Zu den technischen Aufgabenstellungen bieten wir am Donnerstag den 19.03.2020 von 11 bis 12 Uhr eine FAQ-Session mit unserer IT-Abteilung an, in der wir gern Ihre Fragen so gut wie möglich beantworten. Bitte senden Sie uns vorab Ihre Fragen zu, damit die Kollegen sich darauf vorbereiten können. Bitte senden Sie Ihre Fragen bis Mittwoch, den 18.03.2020 um 12:00 Uhr an knkServices@knk.de.

Wir bitten dabei um Verständnis, dass wir vor allem über allgemeine Verfahrensweisen und Prozesse sprechen können. Aufgrund von individuellen Situationen in Ihren Häusern kann es möglich sein, dass wir nicht alle Detailfragen beantworten können.

Photo by Green Chameleon on Unsplash

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Rosemarie Lade

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