Darf ich meine Ansprechpartner noch kontaktieren?

25 Jul Darf ich meine Ansprechpartner noch kontaktieren?

In den letzten Jahren ist die Werbe-Aktivität bei der direkten Ansprache von Endverbrauchern und Geschäftspartnern kontinuierlich und massiv angestiegen. Hintergrund ist der verschärfte Wettbewerb und die steigende Bedeutung des Direktmarketings.

Zum einen hat aufgrund dessen der Gesetzgeber die Datenschutzrichtlinien erweitert und verschärft (Nachzulesen im BDSG – Bundesdatenschutzgesetz; UWG – Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb; TMG – Telemediengesetz und TKG – Telekommunikationsgesetz).

Zum anderen gewinnt eine werbliche Ansprache unter Berücksichtigung der Wünsche eines Empfängers ebenfalls an Bedeutung, was die werbliche Effizienz betrifft.

 


Ansprechpartner kontaktieren – aber wie?


Ein wesentlicher Grundsatz des Bundesdatenschutzgesetzes ist das sogenannte „Verbotsprinzip mit Erlaubnisvorbehalt“. Unter diesem versteht man, dass die Erhebung, die Verarbeitung sowie die Nutzung von personen­bezogenen Daten nur innerhalb äußerst enger Grenzen nicht verboten sind.

Erlaubt ist die Nutzung nur dann, wenn entweder eine klare Rechtsgrundlage gegeben ist (das bedeutet, das Gesetz erlaubt die Datenverarbeitung in einem speziellen Fall) oder aber, die betroffene Person hat der Erhebung und Nutzung ausdrücklich – und bestenfalls schriftlich – zugestimmt (BDSG § 4 Absatz 1, § 4a).

Um dieser Marktentwicklung bzw. der Gesetzeslage gerecht zu werden, steht in der Personen-Datei des VM Verlags-Managers die Funktion der Kontakt-Optionen zur Verfügung.

 


Was sind Kontakt-Optionen?


Mit den Kontakt-Optionen kann in der Personen-Datei gepflegt werden, ob, wie und zu welchem Thema ein Ansprechpartner kontaktiert werden darf. Dazu wird eine virtuelle Matrix aufgebaut. Diese wird aus zwei Stamm-Tabellen generiert. Nämlich den Kontakt-Optionen-Themen und den Kontakt-Optionen-Kanälen.

So kann es sein, dass eine Zustimmung einer Person zu einem Thema vorliegt und zu einem anderen aber nicht. Werden beispielsweise mehrere E-Mail-Newsletter mit verschiedenen Themen-Schwerpunkten in einem Haus angeboten, dann kann es sein, dass der eine abonniert wurde, der andere jedoch nicht…

In so einem Fall ist die Gesetzeslage klar und eindeutig – es DARF nur der eine Newsletter versandt werden. Man kann nicht davon ausgehen, dass der andere Newsletter für die Person ebenfalls interessant wäre. Man benötigt pro Materie ein sogenanntes Opt-In – darunter versteht man die ausdrückliche Erlaubnis zu einer Thematik kontaktiert zu werden.

Das Pendant dazu nennt sich Opt-Out. Das ist die bewusste Abmeldung oder der ausdrückliche Wunsch, zu einer Angelegenheit nicht mehr kontaktiert werden zu wollen. Liegt ein Opt-Out vor, dann DARF die Person zu diesem Thema nicht mehr behelligt werden.

 


Kontakt-Optionen im VM


Sind die Stamm-Tabellen mit Themen und Kanälen im VM Verlags-Manager gepflegt, so kann man in einem Personen-Datensatz auf diese zugreifen. In der Ändern-Maske lässt sich über den Link Kontakt-Optionen ein Pop-Up, mit der Kontakt-Optionen-Matrix aufrufen. Hier können die entsprechenden Stati zugewiesen werden.

Wir unterscheiden drei Stati:

 Erlaubt (Opt-In)

Die Person darf zu diesem Thema und über diesen Kanal kontaktiert werden.

 Unerwünscht (Opt-Out)

Die Person möchte zu diesem Thema und über diesen Kanal NICHT kontaktiert werden.

 Erlaubt und Bevorzugt (Opt-In, bevorzugt)

Die Person möchte zu diesem Thema und BEVORZUGT über diesen Kanal kontaktiert werden. Zum Beispiel bevorzugt ein Ansprechpartner den Kontakt über E-Mail und möchte nicht angerufen werden…

 

Selbstverständlich kann auch einer Auswahl an Personen in einem Schwung eine Kontakt-Option zugewiesen werden. Beispielsweise hat man nach einem E-Mailing-Versand üblicherweise einen gewissen Rücklauf an Newsletter-Abmeldungen. Diese kann man gesammelt selektieren und über die Funktion „Kontakt-Optionen zuweisen“ bearbeiten.

 


Kontakt-Optionen prüfen


Nun hat man aber nicht nur innerhalb des Datensatzes einer Person den Überblick über die Kontakt-Optionen. Man kann auch Selektionen auf der Basis der Kontakt-Optionen selbst durchführen. Neben den klassischen Such-Möglichkeiten in VM, steht in der Personen-Tabelle eine spezielle Funktion „Kontakt-Optionen prüfen“ zur Verfügung. Mit dieser können die Opt-Ins und Opt-Outs einer Auswahl an Ansprechpartnern angesehen, gefiltert und abgeglichen werden.

 

Besonders nützlich ist die Funktion für die Marketingplanung:

Wie viele Ansprechpartner aus einer zuvor selektierten Zielgruppe kann oder darf ich per E-Mail erreichen? Und wie viele per Post? Schließlich kann über diese Funktion schnell die passende Zielgruppe für eine bestimmte Aktion – vielleicht ein Werbe-Mailing – gebildet werden.

Befindet man sich in der Personen-Prüfung, können hier mit Klick auf die Zahlen die verschiedenen Mengen miteinander abgeglichen werden.

Der Anwender hat dabei unter anderem die Wahl, ob er die inaktiven und/oder die Personen mit gesetzter Werbesperre mit in die Auswahl einbezieht oder direkt ausfiltert.

Über die vier Chekboxen Kontakt genehmigt , Kontakt unerwünscht , bevorzugter Kontakt  und unbekannt wird festgelegt, welche Kontakt-Optionen angezeigt werden sollen.

Über den Auswahlmodus wird festgelegt, ob mehrere Themen und Kanäle mit einander verknüpft werden sollen. Es können beliebig viele Felder angeklickt und markiert werden.

Entsprechend der getroffenen Auswahl wird in der unteren Datensatz-Vorschau in Echtzeit selektiert und gefiltert.

Nach Abschluss des Abgleiches, kann die angezeigte Personen-Auswahl dann im aktuellen oder auch in einem neuen Fenster angezeigt werden.

Mit dieser Auswahl kann der Anwender dann direkt weiterarbeiten, sich ein entsprechendes SET bilden oder mittels einer Aufgabe die gefundene Auswahl im Workflow weiterreichen.

 

Bei muellerPrange bin ich verantwortlich für das Produktmanagement im Marketing-Bereich des VM Verlags-Managers. Alles rund um Adressen, Korrespondenzen, Angebote aber auch die VM-spezifischen Benutzer-Oberflächen sind meine Fachbereiche. Als begeisterte Köchin finde ich neue Kraft und kreative Ideen, die mich für die Arbeit immer wieder aufs Neue inspirieren.

Twitter Xing 

Möchten Sie mehr zu diesem Thema wissen?

Keine Kommentare

Einen Kommentar schreiben