Doubletten-Check in VM – Frühjahrsputz im Adressbestand

06 Feb Doubletten-Check in VM – Frühjahrsputz im Adressbestand

 

Adress-Doubletten, von Ansprechpartnern oder auch Firmen, tauchen in jedem Adressbestand auf. Gleichgültig wie gut er gepflegt sein mag. Um aber doppelte Kommunikation und eine verteilte Kundenhistorie zu verhindern, sollte der Adressbestand von Zeit zu Zeit auf Doubletten geprüft werden und diese bereinigt werden. VM bietet dafür mächtige Werkzeuge!

Es gibt unterschiedlichste Gründe, warum Kontakt-Doubletten im System entstehen: Bei Kommunikation über verschiedene Kanäle, nicht eindeutigen Kontaktdaten oder Zukauf bzw. Import von Adressbeständen wird schnell mal ein zweiter Datensatz für den identischen Ansprechpartner oder die identische Firma erzeugt.

Größter Nachteil einer Adress-Doublette ist die verteilte Kommunikation, ein Brief wird mit diesem, eine Auftragsbestätigung mit jenem Datensatz verknüpft, die 360° Sicht auf den Kunden geht dabei verloren. Zudem ist es für den Kunden nicht angenehm z.B. Mailings doppelt zu erhalten (und kostet zusätzliches Porto!).

In VM kann gezielt nach Doubletten gesucht werden: Jeder Adresse wird automatisch ein Such-String zugeordnet, der in der Standardeinstellung aus jeweils drei Zeichen der Firma, des Ansprechpartners sowie der Straße, Hausnummer und PLZ besteht. Bei Bedarf kann dieser Such-String „schärfer“, d.h. kürzer, bzw. „weicher“, sprich länger eingestellt werden.

Als Ergebnis einer Doubletten-Suche listet VM ganz einfach alle Datensätze mit identischem Such-String auf.

Nun kann die Überprüfung bzw. Konsolidierung der Adressdaten und der Historie beginnen. VM stellt hier drei wirkungsvolle Tools bereit, um die Übersicht im System wiederherzustellen:

Wurde ein Ansprechpartner versehentlich zwei Firmen zugeordnet, kann dieser zusammen mit der gesamten Kommunikationshistorie in die korrekte Firma „umziehen“. Dabei geht auch in der irrtümlich zugeordneten Firma keine Information verloren, die Historie bleibt jederzeit nachvollziehbar!

Ansprechpartner, die innerhalb einer Firma mehrfach angelegt wurden, können in VM ganz einfach „umgeschichtet“ werden, d.h., die gesamte Historie wird bei der korrekten Personenadresse konsolidiert, doppelte Adressdaten werden anschließend gelöscht.

Als dritte Option bietet VM die Konsolidierung einer Firmen-Doublette. Dabei werden alle zugeordneten Daten der versehentlich angelegten Firma auf die Firma verlinkt, die weiterhin verwendet werden soll. Damit ist die Historie wieder vollständig, die Übersicht wiederhergestellt.

Nehmen Sie sich bei Gelegenheit doch etwas Zeit, Ihren Adressbestand auf Doubletten zu überprüfen. VM unterstützt Sie wirkungsvoll beim „Frühjahrsputz“. Es lohnt sich!

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Stefan Pemsel

Meine berufliche Leidenschaft gilt den Medien.

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