Eine schnelle Suche

08 Aug Eine schnelle Suche

Vor einiger Zeit habe ich über die verschiedenen Such-Funktionen im VM Verlags-Manager im Allgemeinen geschrieben. In dem damaligen Beitrag Wer suchet, der findet… habe ich versprochen, in eigenen Beiträgen noch einmal spezifisch auf die einzelnen Such-Optionen einzugehen.

Heute möchte ich mich ausführlicher mit der QuickSearch beschäftigen. Dabei handelt es sich um das Schnell-Suchfeld, dass sich in der Buttonleiste befindet.

Über dieses Feld kann eine phonetische Suche durchgeführt werden.

 

Aber was bedeutet das eigentlich –
phonetische Suche?

 

Eine phonetische Suche ist ein Suchverfahren, in dem nach ähnlich klingenden Wörtern gesucht wird. Dabei geht es im grundlegenden um den Klang der Wörter. Denn die Phonetik untersucht als Teil der Wortlehre den Klang der Aussprache.

Als Beispiel gibt es den Namen Meier. Es ist vollkommen gleichgültig, wie er geschrieben wird (Meier, Maier, Mayer, Meyer,…) er wird immer identisch ausgesprochen. Um in einem Zuge alle Datensätze dieses Namens auf einmal zu finden, ist eine phonetische Suche von Vorteil.

 

Die Phonetische Suche im VM Verlags-Manager

 

Phonetische Suchen gibt es im VM ausschließlich über die QuickSearch. Diese steht in sämtlichen Ausgabelisten (Standard-Listen als auch myVM) zur Verfügung. Des Weiteren gibt es noch ein paar zusätzliche Stellen, bei denen die QuickSearch integriert wurde. Ein Beispiel hierfür ist die Zuweisung der Geschäftspartner in einem Kontaktbericht.

Für jede QuickSearch wird von muellerPrange eine vordefinierte Suche mit entsprechenden Parametern ausgeliefert. Weitere beziehungsweise alternative Suchen können von den Administratoren zur Verfügung gestellt werden. Die QuickSearch-Suchen sind also nicht Anwender- sondern System- sowie Tabellenbezogen.

 

Die Suchschärfen der QuickSearch

 

In der Quicksearch gibt es verschiedene Suchschärfen. Diese ermöglichen es, dem Anwender Suchen auszuführen, die einen Begriff enthalten, mit ihm beginnen, aber auch das komplette Wort suchen sollen. Dabei kann mit und ohne Phonetik gesucht werden.

 

Hier eine Aufstellung der Suchschärfen:

IST GLEICH BEGINNT MIT ENTHÄLT
IST GLEICH SUCHE

Die Schreibweise muss genau mit dem, im Datensatz hinterlegten Wort übereinstimmen.

PHONETISCHE SUCHE

Eine klassische phonetische Suche, die den Wortklang miteinander vergleicht. Hier werden (“ss mit ß” oder auch “ü und ue”, usw.) miteinander gleichgesetzt.

WEITLÄUFIGE PHONETIK-SUCHE

In der roten Suche wird das Ergebnis sehr viel unschärfer und weitläufiger interpretiert. So erhält man beispielsweise bei einer Suche “sau” auch alles was “sei” oder “sam” enthält.

 

Tipp:

Hat man einen Suchbegriff eingegeben, erhält mit der aktivierten Suchschärfe aber nicht das gewünschte Ergebnis, dann gibt es einen einfachen Trick, mit dem man die Suchschärfe verändern kann, ohne den Einstellungs-Dialog aufzurufen:

Die ALT-Taste drücken und zeitgleich auf das aktuelle Lupen-Icon mit der Maus klicken. Damit erscheint die nächste Suchschärfe und das Ergebnis wird “on the fly” angepasst.

 

On-Everey-Keystroke – Ähhh, bitte was???

 

Nun gibt es für die QuickSearch eine Einstellung (die pro Suche abspeicherbar bzw. nutzbar ist), die nennt sich “On-Everey-Keystroke AUS”. Leider gibt es im deutschen keine so schöne Bezeichnung dafür… Das ist auch der Grund, warum die Funktion einen englischen Namen bekommen hat… Also übersetzen wir das mal “Bei-Jedem-Tastenschlag AUS”. Klingt nicht so hübsch, oder? Aber zumindest kann man mit der Übersetzung die Funktion ganz gut erklären:

Standardmäßig ist die Option “On-Everey-Keystroke” angeschaltet – sprich mit der Checkbox deaktiviert man die Funktion.
Aber was bewirkt sie nun? Ganz einfach: Es erscheint ein Ergebnis in der Ausgabeliste mit jedem Tastenschlag!

Beispiel: Ich befinde mich in der Kundentabelle und Suche in den Feldern “Suchname” und “Name1” mit einer blauen “Beginnt mit”-Suche. Tippe ich in die Quicksearch “muellerPrange” und tippe recht langsam, dann erscheinen bei “m” alle Kunden, die mit einem “M” anfangen – dann mit “Mu”, “Mü”, “Mül”… und so weiter… Es wird also mit jedem Buchstaben der eingetippt wurde direkt gesucht.

Tolle Sache, oder? Warum sollte man diese Funktion also ausschalten wollen? Dafür kann es verschiedene Gründe geben. Ein fachlicher Fall wäre, dass der Anwender nach einer Zahl, wie der Kunden-Nummer oder auch der Telefon-Nummer sucht. Bei Zahlen funktioniert die Option zwar auch. Aber hier möchte man doch eher die komplette Nummer eingeben und mit Enter bestätigen, damit nur das gewünschte Ergebnis erscheint.

Ein anderer Grund, die Funktion abzuschalten, ist ein technischer. In Tabellen mit einem sehr großen Daten-Volumen, wird die Suche langsamer, wenn bei jedem Buchstaben ein Ergebnis generiert werden muss. An diesen Stellen ist dann auch sinnvoll, die Einstellung abzuschalten.

 

Ich bin ein Anwender und alles ist gedimmt!

 

Die Einstellungen der QuickSearch können nur von Administratoren geändert werden. Diese allein können neue Suchen anlegen.

Aber warum ist das so? Die QuickSearch, ist dadurch geprägt, dass es sich um eine schnelle Suche handelt. Desto mehr an Suchen und Suchparametern hinterlegt werden, desto langsamer kann das System werden. Und damit die Suche auch weiterhin “quick” bleibt, soll die Einstellungs-Administration auch nur vom Administrator durchgeführt werden.

Aber auch hier noch ein Tipp für den Anwender: Sind in einer Tabelle mehrere Suchen hinterlegt, dann kann ich mir meine persönlich voreingestellte Suche auswählen. Dazu klicke ich mit links auf die Lupe und rufe den Einstellungs-Dialog auf. Mit der rechten Maustaste (oder auch linke Maustaste + ALT) auf den Namen einer Suche, so wird diese mit einem kleinen, blauen Pfeil versehen. In dieser Tabelle ist ab sofort diese Suche für mich vordefiniert.

 

 

In diesem Sinne wünsche ich schnelles Suchen und einen schönen und erfolgreichen Tag! 🙂

 

 

Bei muellerPrange bin ich verantwortlich für das Produktmanagement im Marketing-Bereich des VM Verlags-Managers. Alles rund um Adressen, Korrespondenzen, Angebote aber auch die VM-spezifischen Benutzer-Oberflächen sind meine Fachbereiche. Als begeisterte Köchin finde ich neue Kraft und kreative Ideen, die mich für die Arbeit immer wieder aufs Neue inspirieren.

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