DSGVO-Compliance: VM unterstützt auf ganzer Breite

22 Mrz DSGVO-Compliance: VM unterstützt auf ganzer Breite

Nahezu ein Jahr nach in Kraft treten der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) hat sich die Aufregung um den neuen Datenschutzrahmen gelegt. Die hohen Anforderungen und die Sicherstellung der Betroffenenrechte sind jedoch geblieben und müssen in allen Geschäftsprozessen tagtäglich eingehalten werden. VM unterstützt Sie dabei umfänglich und intelligent!

Welche Daten sind über mich gespeichert? Wie sind diese Daten entstanden? Wie sind Sie zu diesen Daten gekommen? Häufige Fragen, auf die das Medienhaus zu jeder Zeit Auskunft geben muss um die Einhaltung der Betroffenenrechte zu gewährleisten. Das klingt nach hohem Aufwand, gelingt in – richtig konfiguriertem – VM nahezu automatisch und komfortabel.

Welche Daten zu einem Kunden gespeichert sind, lässt sich mit einem Klick im Kunden-Dossier zusammenstellen. Wichtig: Der Anwender, der das Dossier erstellt, muss über alle Rechte in VM verfügen um sicherzustellen, dass keinerlei Daten ausgeblendet werden.

Die TOM (Technische und organisatorische Maßnahmen) der EU-DSGVO verlangen eine Protokollierung bei der Entstehung von personenbezogenen Daten: Wer hat wann etwas im Datensatz eingegeben, verändert oder gelöscht?

Die VM-Historien bieten dem VM-Administrator die Möglichkeit, jegliche Veränderung des Datenbestands auf Feldebene zu protokollieren. Dabei wird natürlich auch der Änderungszeitpunkt, der Zustand vor der Änderung und der verantwortliche Anwender dokumentiert. Damit können Sie zu jeder Zeit die Frage zur Entstehung bzw. Löschung von Daten detailliert beantworten und das übrigens betriebsratskonform!

Wie auch die Frage nach der Herkunft der Daten: In der VM-Business-Lizenz ist für die Adressherkunft ein eigenes Feld im Datensatz vorgesehen, bei anderen Lizenzen können Sie die Adressherkunft als Merkmal oder Bemerkung hinterlegen.

Wichtiger Aspekt der DSGVO ist auch der Umgang mit Daten im Unternehmen. Für wen sind welche Informationen zugänglich, wer darf ergänzen, ändern oder löschen? Das abgestufte Berechtigungs-System von VM erfüllt in diesem Punkt bereits seit Langem alle Anforderungen der Datenschutzrichtlinien.

Letzter Punkt: Das Löschen von Daten. In VM werden Daten bei der Löschung physikalisch entfernt und nicht nur unsichtbar gemacht.

Ich empfehle eine regelmäßige Selektion von Daten, die nicht mehr benötigt werden (also z.B. seit Zeitraum X kein Kunde mehr) und deren Löschung. Damit bleiben Sie auf der sicheren Seite.

Mit VM sind Sie bezüglich DSGVO-Compliance bestens aufgestellt! Voraussetzung: Das System ist richtig konfiguriert und die Prozesse sind dokumentiert. Wenn Sie dazu Fragen haben, sind wir gerne für Sie da!

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Stefan Pemsel

Meine berufliche Leidenschaft gilt den Medien.

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