Manche Mailings werden ausgelagert

02 Aug Manche Mailings werden ausgelagert

Der VM Verlags-Manager bietet die Möglichkeit Serienbriefe direkt aus der Datenbank heraus zu verschicken. Aus diversen Gründen ist das aber nicht immer gewünscht. Möglicherweise soll ein E-Mailing über einen E-Mail Marketing-Anbieter versandt werden. Oder auch Weihnachtspräsente werden direkt über einen Werbe-Versand-Handel verschickt.

In solchen Fällen werden die Adress-Daten in Listen-Form benötigt. In den Geschäftspartner-Tabellen, wie z.B. Kunden, Agenturen oder auch Personen steht für diese Zwecke der VM Lettershop zur Verfügung.

Mit dem Lettershop-Export werden die ausgewählten Adressen zur externen Weiterverarbeitung als Text- oder Excel-Datei ausgegeben.

Werden die Daten aus einer der Unternehmens-Tabellen (Kunden, Agenturen oder Firmen) exportiert, dann kann man die Daten aller Ansprechpartner ausgeben lassen. Aus der Personen-Tabelle wird immer die selektierte Auswahl exportiert.

Vorteile

Vielleicht fragt sich nun der ein oder andere, wo denn der Unterschied zu einem Standard-Export liegt. Im Großen und Ganzen sind es vier Punkte, die sich unterscheiden und die dem Anwender das Leben ein wenig erleichtern sollen:

1. Es handelt sich um einen dynamischen Export, der Ansprechpartner-übergreifend (Kunden, Agenturen und Firmen kombiniert) funktioniert und dabei auch gleich diverse Inhalte, wie Werbesperre oder Privatkennzeichen auswerten und filtern kann.
2. Ein klassischer Export kann nur die Daten aus einer Tabelle selektieren und ausgeben. Beim Lettershop gibt es diverse relationale Felder, die aus den verknüpften Tabellen mit übergeben werden können.
3. Mit den Adresszeilen kann eine bereits fertig montierte Adresse, entsprechend der hinterlegten Adressart ausgegeben werden.
4. Zusammen mit dem Export können Aufgaben und Merkmale zu den Adress-Daten erzeugt werden.

Funktion

Befindet man sich also in einer Adress-Tabelle, kann man über das Funktionen-Menü den Lettershop-Export aufrufen und die markierte Auswahl exportieren.

Zusätzlich ist es möglich, gleichzeitig mit dem Lettershop-Export Aufgaben und / oder Merkmale zu den exportierten Daten zu erzeugen. Hierzu steht der zweite Reiter „Weitere Einstellungen“ zur Verfügung.

Bei der Aufgaben-Generierung kann man entscheiden, ob für jeden exportierten Datensatz eine eigene oder eine übergreifende Aufgabe erstellt werden soll.

Ist ein Merkmal schon zugewiesen, dann können die Inhalte mit der Checkbox „Merkmal-Zusatzattribute angleichen“ überspeichert werden.

Mit diesen Optionen kann man später die versandten Adressen schnell und einfach selektieren!

Nach dem Export wird (je nach Einstellung) entweder eine Text- oder Excel-Datei erstellt. Beim Export über Excel wird die Tabelle im Anschluss direkt und automatisch geöffnet.

Die erzeugte Datei kann nun als Quelle für Word, für ein E-Mailing oder auch einen externen Dienstleister verwendet werden.

Rosemarie Lade