Microsoft Planner Vorstellung & Best Practices

21 Apr Microsoft Planner Vorstellung & Best Practices

Die räumliche Trennung macht das Kollaborieren an komplexen und vor allem längerfristigen Projekten deutlich schwieriger.

Pausenraum Unterhaltungen, wie „Hast du dazu schon eine Antwort gekriegt?“„Ach stimmt ja, fast vergessen! Das ist alles in Ordnung so und wir können zum nächsten Schritt übergehen. Gut, dass du mich erinnerst.“ finden nicht mehr oder nur sehr viel seltener statt.

Um Aufgaben effektiv in einem virtuellen Team zu managen, bietet sich deshalb Microsoft Planner an. Es ermöglicht Ihnen, Aufgaben in kleinere Arbeitsschritte und verschiedene Themenbereiche zu teilen. Durch das einfache Kollaborieren mit Hilfe von Plänen, lassen sich so auch umfangreiche Projekte leicht organisieren und bearbeiten.

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Vorstellung

Beim Öffnen von Microsoft Planner gelangt man in den Planner-Hub. Hier besteht die Möglichkeit zwischen zuletzt verwendeten Plänen und allen zugänglichen Plänen zu wechseln. ‚Alle Pläne‘ setzt sich zusammen aus Plänen, die in Office 365-Gruppen erstellt wurden, in denen Sie Mitglied sind und auch öffentliche Gruppen, denen Sie beigetreten sind, werden hier angezeigt, auch wenn dort noch kein Plan erstellt wurde.

Im linken Navigationsbereich ist es möglich, zwischen dem Planner-Hub und den eigenen Aufgaben zu wechseln. Auch Favoriten und zuletzt verwendete Pläne werden hier angezeigt.

Wechseln Sie zu der Ansicht ‚Meine Aufgaben‘, werden Ihnen nur noch die Aufgaben angezeigt, die Ihnen zugeordnet sind. Gruppieren Sie Ihre Aufgaben nach Plan, Status, Fälligkeitsdatum oder Priorität.

Microsoft Planner ermöglicht Ihnen außerdem eine einfache Anbindung an Outlook, Microsoft Teams, Microsoft To-Do und andere Office 365-Applikationen.

Plan > Bucket > Aufgabe

Innerhalb von Plänen können Aufgaben in verschiedene Untergruppen, sogenannten Buckets, einsortiert werden. Haben Sie die Ansicht ‚Meine Aufgaben‘ geöffnet, können Sie oben rechts unter ‚Gruppieren nach‘ Ihre bevorzugte Sortierung wählen, und zwar nach Plan, Status, Fälligkeitsdatum oder Priorität.

Wählen Sie eine Aufgabe, öffnet sich ein Fenster mit weiteren Informationen. Hier können Sie Details wie Zuständigkeit, Start- und Enddatum, den Bearbeitungsstatus und die Priorität einstellen. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, Notizen, Checklisten, Anhänge oder Kommentare hinzuzufügen.

Innerhalb eines Plans können Sie außerdem ‚Markierungen’ anlegen. Diese werden wie Klebezettel am Rand Ihrer Aufgabe angezeigt und erlauben durch die verschiedenen Farben eine einfache visuelle Unterteilung, beispielsweise in Themenbereiche.

Möchten Sie Ihre Aufgabe in einen anderen Bucket verlegen, können Sie dies einfach innerhalb des Aufgabenfensters tun. Es ist auch möglich, eine Aufgabe in einen komplett anderen Plan zu transferieren. Nutzen Sie hierfür die „Verschieben“- oder „Kopieren“-Funktion, unter ‚weitere Optionen‘.

Best Practices

Planner ist ein sehr hilfreiches Tool, aber mit ein paar kleinen Tricks können Sie es noch besser Ihren Bedürfnissen entsprechend nutzen.

Details bearbeiten

Jeder Aufgabe sollte mindestens ein Zuständiger zugeordnet sein, damit ein Verantwortlichkeitsgefühl erzeugt wird und die Aufgabe nicht untergeht.

Wenn jemand eine Änderung an der Aufgabe vornimmt, sollte er den Grund dafür als Kommentar posten, damit alle die Änderung nachvollziehen können und es nicht von jemand anders zurückgeändert wird.

Ein Enddatum zu setzten hat sich bei uns als sehr hilfreich erwiesen, da dadurch ein klarer Zeitrahmen und Erwartungshorizont für die entsprechende Aufgabe geschaffen wird.

Wenn mehrere Kollegen an einer Aufgabe beteiligt sind, empfiehlt es sich eine Checkliste mit den einzelnen Schritten anzulegen. Wer an einer Teilaufgabe arbeitet, schreibt sein Kürzel hinter den Punkt und hakt den Punkt ab, wenn er fertig ist. So wissen alle, wer gerade was bearbeitet, was noch offen ist und was schon geschafft.

Ansicht einstellen

Im linken Navigationsbereich können Sie sich Pläne anzeigen lassen, die Sie vorher als Favorit markiert haben. Wir empfehlen Pläne, die Sie oft verwenden, hier hinzuzufügen.

Der Navigationsbereich kann auch ganz ausgeblendet werden, was praktisch ist, wenn man einen umfassenden Plan öffnet und mehr Ansichtsfläche für die verschiedenen Buckets braucht.

Es hat sich bei uns durchgesetzt, Aufgaben nach ihrem Fälligkeitsdatum zu gruppieren. So kann man die Dringlichkeit besser abschätzen und weiß immer, was als nächstes ansteht.

Integration in Microsoft To-Do

Ein weiteres Best Practice ist die Einbindung von Planner Aufgaben in Microsoft To-Do. So haben Sie alle zu erledigenden Aufgaben an einem Ort gesammelt. Wählen Sie dafür einfach in Microsoft To-Do ‚Ihnen zugewiesen‘ und aktivieren Sie die Nachverfolgung der Ihnen zugewiesenen Aufgaben.

(Photo by 🇨🇭 Claudio Schwarz | @purzlbaum on Unsplash)

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Rosemarie Lade

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