VM 2020 Update – warum sich ein Daten-Check-Up im Vorfeld lohnt 

27 Nov VM 2020 Update – warum sich ein Daten-Check-Up im Vorfeld lohnt 

VM 2020

Keine Sorge, die Update-Routinen laufen gewohnt komfortabel und sicher und stellen Ihren Datenbestand auf VM 2020 um. Da aber mit diesem Update auch neue, zukunftssichere Basis-Technologie implementiert wird, muss buchstäblich jedes Bit einmal „angefasst“ werden. Gute Gelegenheit also, Ihrem Datenbestand im Vorfeld einen Check-Up zu gönnen! 

Wir haben an dieser Stelle bereits über „Löschkultur“ und die Vorteile eines aktuellen, schlanken Datenbestands geschrieben. Nicht jeder Brief, nicht jeder Textbaustein hat es verdient für immer in Ihrer Datenbank verewigt zu bleiben. Unsere Empfehlung für VM 2020: Sehen Sie insbesondere Ihre historischen 4D Write Dokumente (Briefe, Memos, Kontaktberichte, Formulare, AB- und Rechnungstexte und ähnliches mehr) durch und entscheiden Sie nach Maßgabe von Archivierungs-Pflicht, DSGVO und Ihren eigenen Guidelines: behalten, extern archivieren oder löschen! Die Filter- und Such-Funktionen in VM helfen Ihnen dabei, auch entfernte Daten-Galaxien aufzuspüren. Das Bestätigungsschreiben aus dem letzten Jahrhundert über den Erhalt von Unterlagen? Weg damit! 

Alte Formate und Funktionen? Platz schaffen!

Bislang liefen in VM die Formate Standard-Logos und Gestaltete-Logos parallel, beides war möglich. Mit VM 2020 werden die Standard-Logos nicht mehr aktiv supportet, bleiben aber weiterhin bestehen. Daher unsere Empfehlung: Stellen Sie jetzt um, nutzen Sie die zusätzlichen Möglichkeiten der aktuellen Version! Übrigens: Mit der VM-Standard-Funktion können alle „alten“ Kopf- und Fußzeilen in Formularen geleert werden. Das reduziert das Datenvolumen und verleiht dem Update Flügel. 

Und, für einige vielleicht als Randnotiz: Die Funktion „Briefe aus Redaktionellen Erwähnungen“ ist mit VM 2020 nicht weiter verfügbar. Also bitte die seit langem verfügbare Funktion „Serienbriefe“ in den Redaktionellen Erwähnungen weiter verwenden oder – falls nötig – jetzt umstellen. 

Muss es denn immer etwas Neues sein?

Ja! Entwicklungen bei Hard- und Software sind eng miteinander verzahnt und wollen (und sollen!) genutzt werden. Mit VM 2020 stellen wir VM auf eine zukunftssichere Basis! Das Update ist technisch aufwendig und dauert möglicherweise etwas länger als übliche Updates. Je weniger Ballast in Form von Uralt-Daten dabei im Spiel ist, desto schneller und reibungsloser läuft das Update. Fangen Sie also bereits jetzt an, über einen schlankeren Datenbestand nachzudenken und planen Sie den „Frühjahrsputz 2020“. Die vielen Vorteile, die sich dadurch auch in der täglichen Anwendung von VM ergeben, machen dieses Vorhaben 1A-wertvoll! 

Photo by Pineapple Supply Co. on Unsplash

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Rosemarie Lade

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