Was steckt hinter der XML-SFE?

17 Aug Was steckt hinter der XML-SFE?

Viele VM-User benutzen unser Modul XML-SFE und wissen damit, dass es dazu dient, die fakturarelevanten Daten aus dem VM in ihr Finanzbuchhaltungssystem zu übergeben. Welche Möglichkeiten allerdings damit für sie verbunden sind, wissen viele nicht oder nur sehr vage.
Wir möchten uns daher dieses mächtige Werkzeug etwas näher anschauen und seine Funktionsweise beschreiben.

Zunächst einmal die Bedeutung des Namens. Ausgeschrieben bedeutet SFE Standard Finanzbuchhaltungs-Exportschnittstelle und den Zusatz XML hat sie bekommen, weil sie system- und plattformunabhängige XML-basierte Exportdaten erzeugt.
Bevor jetzt allgemeines Kopfschütteln einsetzt: ja, die XML-Daten können, bevor sie herausgeschrieben werden, in herkömmliche ASCII-Dateien umgewandelt werden, was auch für die meisten User relevant ist. Unsere Software hat hier einem, sich ankündigendem Trend, vorausgegriffen aber sehr viele Finanzbuchhaltungssysteme hinken immer noch hinterher.

Sehr wichtig in diesem Zusammenhang ist hier der Namensbestandteil Standard.
Wir haben nämlich eine Standardschnittstelle geschaffen, mit welcher es uns gelungen ist, sämtliche, bisher im VM-User Umkreis, bekannten Finanzbuchhaltungssysteme zu bedienen, was jedoch auch bedeutet, dass, je näher die Anforderungen an die Schnittstelle seitens des Fibusystems allgemeinen Regeln der Finanzbuchhaltung entsprechen, diese umso schneller und preisgünstiger umgesetzt werden können. Je exotischer oder ungewöhnlicher die Wünsche jedoch sind, entsprechend höher ist der Aufwand, der betrieben werden muss, um alles zu realisieren. Es ist allerdings noch nie vorgekommen, dass eine Anforderung gar nicht realisiert werden konnte.

Um die größtmögliche Flexibilität bei gleichzeitig vorgegebenem Standard zu erreichen, haben wir für das Modul XML-SFE zwei Werkzeuge geschaffen, die gemeinsam zum fertigen Endprodukt Exportdaten führen.

Zunächst wird die komplette Struktur einer Schnittstellendatei mittels des sehr mächtigen SFE-XML-Strukt-Editors definiert. Es werden die Art und Anzahl der Ausgabedateien festgelegt, sowie die Art und Anzahl der einzelnen Exportsätze jeder Datei mit ihren individuellen Datenfeldern. Für jedes Datenfeld können spezifische Regeln hinterlegt werden, wie es zu befüllen oder zu formatieren ist. Für eine sehr große Anzahl von typischen Datenfeldern haben wir sowohl für die Bewegungs-. od. Buchungsdaten als auch für die Debitoren.-od. Stammdaten einen Datenpool aus den relevanten Tabellen des VM geschaffen, aus dem die einzelnen Elemente einfach per Drag an‘ Drop in die Schnittstellenstruktur hineingezogen werden können ohne sich um irgendwelche Quellen kümmern zu müssen. Für alle anderen Felder können die Regeln u.a. in Scripts definiert und hinterlegt werden.
Wenn die Struktur fertig definiert ist, kann sie per Knopfdruck an jede beliebige Stelle im System exportiert werden. Ebenso einfach kann eine geänderte oder neue Strukturdatei in den Strukt-Editor importiert werden.

Zum Abspielen der fertigen Struktur, also um einen Fibuexport ablaufen zu lassen, öffnet man das zweite Werkzeug, die eigentliche XML-SFE.
Hier haben wir es zunächst mit einem mehrseitigen Eingabeformular zu tun, mit welchem wir jetzt die allgemeinen Regeln der Schnittstelle festlegen, bzw. ein Customizing vornehmen. Es wird beispielsweise eingestellt, ob bestimmte Rechnungsposten wie Rabatte, Provisionen, Sonderkosten, etc. separat verbucht werden sollen oder gemeinsam mit der Anzeigenbuchung, ob Kostenstellen oder Kostenträger übergeben werden sollen, wie die Umsatzsteuer berechnet oder verbucht werden soll und vieles mehr. Außerdem wird hier auch eingestellt, unter welchen Bedingungen eine Fehlermeldung protokolliert, bzw. ein Rechnungsbeleg komplett vom Export ausgeschlossen wird.
Diese allgemeinen Regeln der Schnittstelle bilden das Herz unserer SFE und sind in einer ganzen Reihe von Kernroutinen im VM-Code hinterlegt. Wird durch besondere Umstände, z.B. neue Geschäftsvorfälle, Gesetzesänderungen, neue Fibusysteme, etc. eine Änderung oder Erweiterung unserer allgemeinen Regeln notwendig, so ist es weiterhin erforderlich, den VM-Code anzupassen und eine neue VM-Version zur Verfügung zu stellen. In den meisten Fällen jedoch sind wir inzwischen in der Lage, alle Änderungen an einer bestehenden Exportstruktur einfach im Strukt-Editor durchzuführen und können dann einfach die angepasste Strukturdatei per eMail verschicken. Eine neue VM-Version ist nicht mehr nötig.

Das Beste zum Schluss: der Strukt-Editor steht jedem VM-User mit Admin-Rechten zur Verfügung. Das bedeutet, dass prinzipiell jeder XML-SFE Anwender, der den Editor bedienen kann, alle notwendigen Änderungen an einer Exportstrukturdatei selbst vornehmen kann. Insbesondere, wenn nur eine Kleinigkeit, wie ein bestimmtes Kennzeichen oder ein weiteres Datenfeld aus unserem Pool betroffen ist, kann dies äußerst zeit.-und kostensparend durchgeführt werden.

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